Angebote mit Excel erstellen: 5 versteckte Kosten
Die Excel-Angebotsvorlage wirkt kostenlos, doch kaputte Formeln, verlorene Versionen und nicht verfolgte Angebote kosten auf Dauer viel. Fünf Kosten, fünf Lösungen.
Die meisten kleinen Betriebe fangen mit Excel an, und das ist nachvollziehbar: Jeder hat es, die Angebotsvorlage wird einmal gebaut und dann kopiert. Das Problem beginnt, wenn die Vorlage nicht mehr so aussieht wie am ersten Tag. In den Firmen, die wir beraten haben, haben wir oft gesehen, wie Excel-Angebote mit der Zeit ausufern. Die Kosten tauchen auf keiner Rechnung auf, aber du bezahlst sie jede Woche.
1. Kaputte Formeln
Eine Zeile wird eingefügt, die Summenformel erfasst sie nicht. Eine Rabattzelle wird von Hand überschrieben. Die Summe beim Kunden ist falsch, und meistens merkt er es selbst. Eine einzige falsche Summe stellt das ganze Angebot infrage.
2. Welche Version ist die richtige?
„Angebot_final“, „Angebot_final_neu“, „Angebot_final_neu_2“. Will der Kunde eine Änderung, dauert es schon, die zuletzt verschickte Datei zu finden. Werden alle Revisionen unter einem Angebot und in der richtigen Reihenfolge gespeichert, ist das Problem gelöst.
3. Das Layout sieht jedes Mal anders aus
Spaltenbreiten verrutschen, das Logo landet auf einer eigenen Seite, beim PDF-Export rutscht die letzte Zeile auf Seite zwei. Das Aussehen deines Angebots ist der erste Eindruck davon, wie ordentlich dein Betrieb arbeitet.
4. Artikel und Preise werden immer neu eingetippt
Dieselben Produkte werden in jedem Angebot neu geschrieben, Preise aus einer alten Datei kopiert. Ändert sich der Listenpreis, weiß niemand, welche Angebote mit dem alten Preis rausgegangen sind. Artikel einmal anlegen und im Angebot nur noch auswählen ist schneller und einheitlicher.
5. Nach dem Versand ist das Angebot weg
Das sind die größten Kosten. Excel erstellt das Angebot, aber es verfolgt es nicht. Welches Angebot wartet auf Antwort, welches ist abgekühlt, wer hat wann angerufen? Diese Infos stehen in einer anderen Tabelle, in einem Notizbuch oder nirgends. Viele Aufträge gehen verloren, weil schlicht niemand nachgefasst hat.
Was hilft?
- Ein Werkzeug nutzen, das Summen automatisch berechnet.
- Alle Revisionen eines Angebots unter demselben Vorgang speichern.
- Artikel einmal anlegen und im Angebot aus der Liste wählen.
- Für jedes verschickte Angebot einen Termin zum Nachfassen festlegen.
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