Excel ilə təklif hazırlamağın 5 gizli xərci
Excel şablonu pulsuz görünür, amma pozulan düsturlar, itən versiyalar və izlənməyən təkliflər zamanla baha başa gəlir. Beş xərc və sadə həlləri.
Kiçik şirkətlərin çoxu təkliflərə Excel ilə başlayır və bu məntiqlidir: hamının kompüterində var, şablon bir dəfə hazırlanır, sonra kopyalanır. Problem şablon ilk günkü kimi qalmayanda başlayır. Məsləhət verdiyimiz şirkətlərdə Excel təklif fayllarının necə böyüdüyünü dəfələrlə görmüşük. Bu xərclər heç bir hesab-fakturada görünmür, amma hər həftə ödənilir.
1. Pozulan düsturlar
Bir sətir əlavə olunur, cəm düsturu həmin sətri əhatə etmir. Endirim xanasının üstündən əllə yazılır. Müştəriyə gedən yekun məbləğ səhv olur və bunu çox vaxt müştərinin özü görür. Bircə səhv cəm bütün təklifə olan etimadı sarsıdır.
2. Hansı versiya düzgündür?
«Teklif_son», «Teklif_son_duzelis», «Teklif_son_duzelis_2». Müştəri düzəliş istəyəndə hansı faylın göndərildiyini tapmaq belə vaxt aparır. Bütün versiyaların bir təklifin altında, ardıcıl saxlanması bu problemi həll edir.
3. Görünüş hər dəfə fərqlidir
Sütunların eni sürüşür, loqo başqa səhifəyə keçir, PDF-ə çevirəndə son sətir ikinci səhifəyə düşür. Təklifin görünüşü şirkətin nə qədər səliqəli işlədiyi barədə ilk təəssüratdır.
4. Məhsul və qiymət məlumatı hər dəfə yenidən yazılır
Eyni məhsullar hər təklifdə əllə yazılır, qiymətlər köhnə fayldan kopyalanır. Siyahı qiyməti dəyişəndə hansı təkliflərin köhnə qiymətlə getdiyini heç kim bilmir. Məhsulları bir dəfə daxil edib təkliflərdə siyahıdan seçmək həm sürətli, həm də ardıcıldır.
5. Təklif göndərildikdən sonra itir
Ən böyük xərc budur. Excel təklifi hazırlayır, amma izləmir. Hansı təklif cavab gözləyir, hansı soyuyub, kim nə vaxt zəng edib? Bu məlumatlar ya ayrı cədvəldə, ya dəftərdə, ya da heç yerdə deyil. İtirilən işlərin xeyli hissəsi sadəcə heç kim yenidən zəng etmədiyi üçün itirilir.
Nə etməli?
- Cəmləri əllə deyil, avtomatik hesablayan alətlə hesablayın.
- Hər təklifin versiyalarını eyni qeyd altında saxlayın.
- Məhsulları bir dəfə daxil edin, təkliflərdə siyahıdan seçin.
- Göndərilən hər təklif üçün izləmə tarixi təyin edin.
Başlamaq üçün qeydiyyat belə lazım deyil: pulsuz təklif hazırlama proqramı ilə bir neçə dəqiqəyə PDF təklif hazırlaya bilərsiniz.