Offerte maken in Excel: 5 verborgen kosten

De meeste kleine bedrijven beginnen met offerte maken in Excel, en dat is logisch: iedereen heeft het, je maakt één keer een sjabloon en kopieert dat daarna. Het probleem begint als het sjabloon niet meer is wat het op dag één was. Bij de bedrijven die we adviseerden, zagen we keer op keer hoe Excel-offertes uitgroeien tot een wirwar. De kosten staan op geen enkele factuur, maar je betaalt ze elke week.

1. Formules die stukgaan

Er komt een regel bij en de totaalformule neemt die regel niet mee. Iemand typt met de hand over een kortingscel heen. Het totaal dat naar de klant gaat klopt niet, en vaak is het de klant die het ziet. Eén fout totaal zet de betrouwbaarheid van de hele offerte op het spel.

2. Welke versie is de goede?

"Offerte_definitief", "Offerte_definitief_v2", "Offerte_definitief_v2_NIEUW". Als de klant om een aanpassing vraagt, kost het al tijd om uit te zoeken welk bestand je hebt gestuurd. Houd je alle revisies onder één offerte en op volgorde bij, dan is dat probleem weg.

3. Elke keer ziet het er anders uit

Kolombreedtes verschuiven, het logo springt naar een andere pagina en bij het opslaan als pdf belandt de laatste regel op pagina twee. Hoe je offerte eruitziet is de eerste indruk van hoe georganiseerd je werkt.

4. Producten en prijzen worden steeds opnieuw ingetypt

Dezelfde producten worden in elke offerte met de hand ingevuld en de prijzen komen uit een oud bestand. Verandert de brutoprijs, dan weet niemand welke offertes met de oude prijs de deur uit zijn gegaan. Producten één keer vastleggen en in je offertes uit een lijst kiezen is sneller en consequenter.

5. Na verzending raakt de offerte uit beeld

Dit is de grootste kostenpost. Excel kan een offerte maken, maar volgt hem niet op. Welke offerte wacht op antwoord, welke is afgekoeld, wie heeft wanneer gebeld? Die informatie staat in een los lijstje, in een schrift of alleen in iemands hoofd. Een flink deel van de verloren opdrachten gaat verloren omdat niemand nog eens heeft gebeld.

Wat kun je doen?

• Gebruik een tool die de totalen automatisch berekent in plaats van met de hand.
• Bewaar alle revisies van een offerte onder hetzelfde dossier.
• Leg producten één keer vast en kies ze in je offertes uit een lijst.
• Plan voor elke verstuurde offerte een opvolgdatum.

Je hoeft je niet eens te registreren om te beginnen: met onze tool kun je gratis offerte maken en heb je binnen een paar minuten een nette pdf-offerte klaar.