Árajánlat készítés Excelben: 5 rejtett költség
Az Excel árajánlat sablon ingyenesnek tűnik, de a hibás képletek, elveszett verziók és követetlen ajánlatok idővel drágák. Öt költség és egyszerű megoldásuk.
A legtöbb kisvállalkozás Excelben kezdi az árajánlat készítést, és ez érthető: mindenkinek megvan, a sablont egyszer elkészítik, aztán másolgatják. A gond akkor kezdődik, amikor a sablon már nem az, ami az első napon volt. Tanácsadóként sokszor láttuk, hogyan nőnek ki az Excel ajánlatfájlok. Ezek a költségek egyetlen számlán sem jelennek meg, mégis minden héten megfizetik őket.
1. Elromló képletek
Beszúrnak egy sort, és az összegző képlet nem veszi bele. Egy engedménycellát kézzel felülírnak. Az ügyfélhez hibás végösszeg megy ki, és sokszor ő veszi észre. Egyetlen rossz összeg az egész ajánlat hitelességét megkérdőjelezi.
2. Melyik verzió a jó?
„Ajanlat_vegleges”, „Ajanlat_vegleges_javitott”, „Ajanlat_vegleges_javitott_2”. Ha az ügyfél módosítást kér, már az is időbe telik, hogy kiderüljön, melyik fájl ment ki. Ha a módosítások egy ajánlat alatt, sorban követik egymást, ez a probléma megszűnik.
3. Minden alkalommal másképp néz ki
Elcsúsznak az oszlopszélességek, a logó átkerül a következő oldalra, PDF-be mentéskor az utolsó sor a második oldalra esik. Az ajánlat külleme az első benyomás arról, mennyire rendezetten dolgozik a cég.
4. A termék- és áradatokat újra és újra begépelik
Ugyanazokat a termékeket minden ajánlatba kézzel írják be, az árakat egy régi fájlból másolják. Ha változik a listaár, senki sem tudja, mely ajánlatok mentek ki még a régi áron. Ha a termékeket egyszer rögzíti, és az ajánlatban csak kiválasztja, az gyorsabb és következetesebb is.
5. Az ajánlat elküldés után eltűnik
Ez a legnagyobb költség. Az Excel elkészíti az ajánlatot, de nem követi. Melyik ajánlat vár válaszra, melyik hűlt ki, ki hívta fel az ügyfelet és mikor? Ezek az információk egy külön táblában, egy füzetben vagy jobb esetben valakinek a fejében vannak. Az elvesztett munkák jelentős része azért vész el, mert senki sem kereste újra az ügyfelet.
Mit tehet?
- Használjon olyan eszközt, amely automatikusan, nem kézzel számolja az összegeket.
- Egy ajánlat összes módosítását ugyanazon tétel alatt tartsa.
- A termékeket egyszer rögzítse, az ajánlatban listából válassza.
- Minden elküldött ajánlathoz adjon meg utánkövetési dátumot.
Az induláshoz regisztráció sem kell: ingyenes árajánlat készítő programunkkal néhány perc alatt kész PDF ajánlatot állíthat össze.