Excel ile teklif hazırlamanın 5 gizli maliyeti
Excel şablonu ücretsiz görünür ama bozulan formüller, kaybolan versiyonlar ve takip edilemeyen teklifler zamanla pahalıya patlar. Beş maliyet ve basit çözümleri.
Çoğu küçük firma teklife Excel ile başlar ve bu mantıklıdır: herkesin bilgisayarında var, şablon bir kere hazırlanır, sonra kopyalanır. Sorun, şablon ilk günkü gibi kalmadığında başlar. Danışmanlık verdiğimiz firmalarda Excel teklif dosyalarının nasıl büyüdüğünü defalarca gördük. Maliyetleri faturaya yansımaz ama her hafta ödenir.
1. Bozulan formüller
Bir satır eklenir, toplam formülü o satırı kapsamaz. Bir iskonto hücresi elle üzerine yazılır. Müşteriye giden toplam yanlıştır ve bunu çoğu zaman müşteri fark eder. Tek bir hatalı toplam, bütün teklifin güvenilirliğini sorgulatır.
2. Hangi versiyon doğru?
"Teklif_son", "Teklif_son_revize", "Teklif_son_revize_2". Müşteri revizyon istediğinde hangi dosyanın gönderildiğini bulmak bile zaman alır. Revizyonların tek bir teklif altında, sırayla tutulması bu sorunu bitirir.
3. Görünüm her seferinde farklı
Sütun genişlikleri kayar, logo bir sayfaya taşar, PDF'e çevirirken son satır ikinci sayfaya düşer. Teklifin görünümü, firmanın ne kadar düzenli çalıştığına dair ilk izlenimdir.
4. Ürün ve fiyat bilgisi her seferinde yeniden yazılıyor
Aynı ürünler her teklifte elle yazılır, fiyatlar eski bir dosyadan kopyalanır. Liste fiyatı değiştiğinde hangi tekliflerin eski fiyatla gittiğini kimse bilmez. Ürünleri bir kez tanımlayıp tekliflerde seçmek hem hızlı hem tutarlıdır.
5. Teklif gönderildikten sonra kayboluyor
En büyük maliyet budur. Excel teklifi hazırlar ama takip etmez. Hangi teklif cevap bekliyor, hangisi soğudu, kim ne zaman aradı? Bu bilgiler ayrı bir tabloda, bir defterde ya da kimsenin kafasında değil. Kaybedilen işlerin önemli bir kısmı, kimse tekrar aramadığı için kaybedilir.
Ne yapmalı?
- Toplamları elle değil, otomatik hesaplayan bir araç kullan.
- Her teklifin revizyonlarını aynı kayıt altında tut.
- Ürünleri bir kez tanımla, tekliflerde listeden seç.
- Gönderilen her teklif için bir takip tarihi belirle.
Başlamak için kayıt bile gerekmiyor: ücretsiz teklif oluşturucuyla birkaç dakikada PDF teklif hazırlayabilirsin.