Angebot, Kostenvoranschlag, Proformarechnung und Rechnung: der Unterschied

Im Alltag werden diese vier Dokumente oft verwechselt. Der Kunde will „mal eine Rechnung“, meint aber ein Angebot; seine Buchhaltung verlangt eine Proformarechnung, zahlt aber erst auf die richtige Rechnung. Jedes Dokument hat seine eigene Aufgabe, und das falsche Dokument kostet Zeit und manchmal Geld.

Angebot: verbindlich, wenn nichts anderes drinsteht

Ein Angebot nennt Preis, Leistungsumfang und Bedingungen für einen bestimmten Auftrag. Nach § 145 BGB bist du an dein Angebot gebunden, es sei denn, du schließt die Bindung aus, etwa mit „freibleibend“ oder „unverbindlich“. Setzt du eine Annahmefrist, gilt die Bindung bis zu diesem Datum. Nimmt der Kunde rechtzeitig an, ist der Vertrag geschlossen. Schreib daher immer die Bindefrist, den Hinweis „zzgl. gesetzlicher MwSt.“ und die nicht enthaltenen Leistungen dazu.

Kostenvoranschlag: eine fachliche Schätzung

Beim Austausch einer alten Heizungsanlage weißt du oft erst nach dem Öffnen der Wände, was dich erwartet. Dann erstellst du einen Kostenvoranschlag. Er ist im Zweifel nicht zu vergüten (§ 632 Abs. 3 BGB), es sei denn, das ist vorher vereinbart. Zeichnet sich eine wesentliche Überschreitung ab, musst du den Kunden nach § 649 BGB unverzüglich informieren; er kann den Vertrag dann kündigen. Schreib deshalb auch auf, wovon der Betrag abhängt: „Sind die vorhandenen Leitungen nicht weiter nutzbar, berechnen wir neue Leitungen nach laufendem Meter.“

Proformarechnung: Vorschau zur Zahlung

Eine Proformarechnung sieht aus wie eine Rechnung, ist aber keine. Sie dient zur Anforderung einer Anzahlung, zur internen Freigabe beim Kunden oder für Zoll und Finanzierung. Sie ist kein Steuerdokument: Der Kunde kann daraus keine Vorsteuer ziehen. Für eine Anzahlung stellst du eine Anzahlungsrechnung, nach der Leistung die Schlussrechnung.

Rechnung: das steuerliche Dokument

Die Rechnung dokumentiert den Verkauf. Sie muss die Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten, unter anderem eine fortlaufende Rechnungsnummer, deine Steuernummer oder USt-IdNr. und den Leistungszeitraum. Eine verschickte Rechnung änderst du nicht nachträglich, sondern korrigierst sie per Storno oder Rechnungskorrektur. Deshalb muss sie Position für Position zum angenommenen Angebot und zur Auftragsbestätigung passen.

Vom Angebot zur Rechnung: die richtige Reihenfolge

• Angebot (Version 1, Version 2...) versenden und nachfassen.
• Der Kunde nimmt schriftlich an oder schickt eine Bestellung.
• Auftragsbestätigung mit angenommener Versionsnummer, Liefertermin und Zahlungsbedingungen senden.
• Bei Anzahlung eine Proforma- oder Anzahlungsrechnung schicken.
• Nach Abnahme oder Inbetriebnahme die Schlussrechnung stellen.

Wichtig bei freibleibenden Angeboten: Hier ist die Bestellung des Kunden das eigentliche Angebot, und erst deine Auftragsbestätigung schließt den Vertrag.

Typische Fehler

• Preise per Proformarechnung statt per Angebot nennen. Der Kunde hält das für einen festen Kauf.
• Nicht festhalten, welche Version angenommen wurde; die Rechnung enthält dann alte Preise.
• Eine Zahlung auf Proforma als erledigt betrachten und die Rechnung vergessen.
• Einen Kostenvoranschlag wie einen Festpreis formulieren und später über Mehrkosten streiten.
• Eine Annahme nach Ablauf der Bindefrist ohne Preisprüfung bestätigen.

Kurz gesagt: Das Angebot gibt ein Versprechen, die Proforma bittet um Geld, die Rechnung hält den Verkauf fest. Wer Angebote mit Versionsnummern verfolgt, hält diese Kette zusammen; deshalb sperrt Tekliva die angenommene Version.