Kommersiya təklifi, smeta, proforma və hesab-faktura: fərq nədir?

Obyektdə bu dörd sənəd tez-tez qarışdırılır. Müştəri «faktura göndərin» deyir, amma əslində təklif istəyir; mühasibat proforma tələb edir, ödənişi isə əsl fakturadan sonra edir. Hər sənədin öz vəzifəsi var və yanlış sənədi göndərmək vaxt, bəzən də pul itkisi deməkdir.

Kommersiya təklifi: qiymət və şərtlər üzrə öhdəlik

Kommersiya təklifi konkret iş və ya məhsul üçün qiyməti, həcmi və şərtləri göstərən sənəddir. Müddət yazılmış təklif, adətən, həmin müddət ərzində sizi bağlayır: müştəri vaxtında qəbul edərsə, müqavilə bağlanmış sayılır. Ona görə də etibarlılıq müddətini, ƏDV-nin qiymətə daxil olub-olmadığını və işin həcminə daxil olmayan maddələri mütləq yazın. Qiymət valyuta məzənnəsindən asılıdırsa, bunu da açıq göstərin.

Smeta və təxmini xərc: yaxın rəqəm

Köhnə istilik sisteminin dəyişdirilməsi kimi işlərdə divarı açmadan dəqiq qiymət vermək çətindir. Bu halda baxışdan sonra təxmini smeta hazırlayırsınız. Sadəcə «təxminidir» yazmaq kifayət deyil; məbləğin nəyə görə arta biləcəyini də yazın. Nümunə: «Mövcud borular yararsız olarsa, yeni xətt hər metr üçün ayrıca hesablanır.» Smeta xeyli aşılacaqsa, işə davam etməzdən əvvəl müştəriyə xəbər verin.

Proforma hesab: ödəniş üçün ilkin sənəd

Proforma hesab fakturaya bənzəyir, amma faktura deyil. Avans istəmək, müştərinin daxili alış təsdiqini almaq, idxal və ya bank əməliyyatları üçün istifadə olunur. Proforma vergi sənədi deyil: ona əsasən ƏDV əvəzləşdirilmir və satış kimi uçota alınmır. Müştəri bütün məbləği proformaya görə ödəsə belə, mal təhvil verildikdə və ya iş görüldükdə əsl sənədi rəsmiləşdirməlisiniz.

Hesab-faktura və e-qaimə: vergi və uçot sənədi

Satışın baş tutduğunu təsdiqləyən sənəd hesab-faktura, ƏDV ödəyiciləri üçün isə elektron qaimə-fakturadır. Qaimə-faktura rəsmiləşdirildikdən sonra məbləği dəyişmək üçün düzəliş və ya ləğv prosesi lazımdır. Buna görə də faktura təsdiqlənmiş təkliflə və sifariş təsdiqi ilə sətir-sətir üst-üstə düşməlidir.

Təklifdən fakturaya: düzgün ardıcıllıq

• Təklif (Rev.1, Rev.2...) göndərilir və izlənir.
• Müştəri yazılı təsdiq verir və ya sifariş məktubu göndərir.
• Sifariş təsdiqi göndərilir: təsdiqlənən versiya nömrəsi, təhvil tarixi və ödəniş şərti yazılır.
• Avans lazımdırsa, proforma hesab göndərilir.
• Təhvil və ya quraşdırmadan sonra hesab-faktura və qaimə-faktura rəsmiləşdirilir.

Tez-tez edilən səhvlər

• Qiyməti təklif əvəzinə proforma ilə vermək. Müştəri bunu qəti satış kimi qəbul edə bilər.
• Hansı versiyanın təsdiqləndiyini yazmamaq; faktura köhnə qiymətlə çıxa bilər.
• Proformaya görə edilən ödənişi bağlanmış saymaq və qaimə-fakturanı unutmaq.
• Təxmini smetanı qəti qiymət kimi yazmaq; aşma olanda mübahisə yaranır.
• Müddəti bitmiş təklifə gələn təsdiqi qiymətləri yoxlamadan qəbul etmək.

Qısası: təklif söz verir, proforma ödəniş istəyir, faktura satışı qeydə alır. Təklifləri versiya nömrəsi ilə izləmək bu zənciri qırmadan irəliləməyin ən rahat yoludur; Tekliva-da təsdiqlənən versiya məhz buna görə kilidlənir.