Teklif, keşif, proforma fatura ve fatura: farkları ve hangisi ne zaman kullanılır

Sahada bu dört belge sık sık birbirine karışır. Müşteri "bana fatura at" der ama aslında teklif ister; muhasebe proforma ister ama ödeme için faturayı bekler. Her belgenin işi farklıdır ve yanlış belgeyi göndermek hem zaman hem para kaybettirir.

Teklif: fiyat ve şartlar için verilen söz

Teklif, belirli bir iş ya da ürün için fiyatı, kapsamı ve şartları yazdığın belgedir. Borçlar Kanunu'na göre süreli bir teklif, süre bitene kadar seni bağlar; müşteri bu süre içinde kabul ederse sözleşme kurulmuş olur. Bu yüzden geçerlilik süresini, KDV durumunu ve kapsam dışı kalemleri mutlaka yaz. Fiyata bağlı kalmak istemediğin kalemler varsa bunu da açıkça belirt: "Döviz kuru değişikliklerinde fiyatlar güncellenir."

Keşif ve maliyet tahmini: yaklaşık rakam

Mevcut bir tesisatın yenilenmesi gibi işlerde, sahayı açmadan kesin fiyat vermek zordur. Bu durumda keşif sonrası yaklaşık bir maliyet çıkarırsın. Belgeye "yaklaşık maliyettir" yazmak yetmez; neye göre arttığını da yaz. Örnek: "Mevcut bakır boruların kullanılamaması durumunda yeni hat metre başına ayrıca hesaplanır." Tahmin ciddi şekilde aşılacaksa müşteriye işe devam etmeden önce haber ver.

Proforma fatura: ödeme ve ithalat için ön belge

Proforma fatura, satışın şartlarını fatura görünümünde gösteren bir ön belgedir. Avans istemek, müşterinin satın alma onayını almak ya da ithalat ve kredi işlemleri için kullanılır. Proforma fatura vergi belgesi değildir: deftere gider olarak yazılmaz, üzerindeki KDV indirilemez. Müşteri ödemeyi proformaya göre yapsa bile, mal teslim edildiğinde gerçek faturayı kesmen gerekir.

Fatura: vergi ve muhasebe belgesi

Fatura, satışın gerçekleştiğini gösteren yasal belgedir. Vergi Usul Kanunu'na göre malın teslimi ya da hizmetin yapılmasından itibaren 7 gün içinde düzenlenmelidir. e-Fatura veya e-Arşiv mükellefiysen faturayı bu sistemlerden kesersin. Fatura kesildikten sonra tutarı değiştirmek için iade faturası ya da iptal süreci gerekir; bu yüzden fatura, teklif ve sipariş teyidiyle birebir uyuşmalıdır.

Tekliften faturaya: doğru sıra

• Teklif (Rev.1, Rev.2...) gönderilir ve takip edilir.
• Müşteri yazılı onay verir ya da sipariş formu gönderir.
• Sipariş teyidi gönderilir: onaylanan revizyon numarası, teslim tarihi ve ödeme şartı yazılır.
• Avans gerekiyorsa proforma fatura gönderilir.
• Teslim veya montaj sonrası fatura kesilir.

Sık yapılan hatalar

• Fiyatı teklif yerine proforma faturayla vermek. Müşteri bunu kesin satış sanabilir.
• Hangi revizyonun onaylandığını yazmamak. Fatura, eski revizyondaki fiyatla kesilebilir.
• Proformaya göre yapılan ödemeyi kapanmış saymak ve faturayı unutmak.
• Yaklaşık maliyeti kesin fiyat gibi yazmak; aşım olunca anlaşmazlık çıkar.
• Geçerlilik süresi dolmuş teklife gelen onayı kontrol etmeden kabul etmek.

Kısacası teklif söz verir, proforma ödeme ister, fatura satışı kayda geçirir. Teklifleri revizyon numarasıyla takip etmek, bu zinciri kırmadan ilerlemenin en kolay yoludur; Tekliva'da onaylanan sürüm bu yüzden kilitlenir.