Offerte, begroting, proforma factuur en factuur: wat is het verschil?

In de praktijk lopen deze vier documenten vaak door elkaar. De klant vraagt om "een factuurtje" terwijl hij een offerte bedoelt; zijn administratie wil een proforma, maar betaalt pas op de echte factuur. Elk document heeft een eigen functie, en het verkeerde document sturen kost tijd en soms geld.

Offerte: een aanbod met vaste prijs

Een offerte legt prijs, omvang en voorwaarden vast voor een bepaald werk. Juridisch is het een aanbod: aanvaardt de klant binnen de geldigheidstermijn, dan is er een overeenkomst. Zet je er "vrijblijvend" op, dan mag je nog op je aanbod terugkomen, zelfs kort na aanvaarding, mits je dat direct doet. Vermeld altijd de geldigheidstermijn, of prijzen inclusief of exclusief btw zijn, en wat niet bij de prijs hoort.

Begroting: een onderbouwde schatting

Bij het vervangen van een oude cv-installatie weet je vaak pas wat je tegenkomt als de vloer open ligt. Dan maak je een begroting of richtprijs. Schrijf niet alleen "indicatief", maar ook waardoor het bedrag kan stijgen: "Blijken de bestaande leidingen onbruikbaar, dan rekenen we nieuwe leidingen per strekkende meter." Bij aanneming van werk mag een richtprijs volgens het Burgerlijk Wetboek niet met meer dan 10% worden overschreden, tenzij je de opdrachtgever tijdig hebt gewaarschuwd. Meld een overschrijding dus voordat je doorwerkt.

Proforma factuur: een voorbeeld voor betaling

Een proforma factuur lijkt op een factuur, maar is het niet. Je gebruikt hem om een aanbetaling te vragen, voor interne goedkeuring bij de klant of voor douane en financiering. Het is geen fiscaal document: de klant kan er geen btw mee terugvragen en het telt niet als omzet. Betaalt de klant op basis van de proforma, dan stuur je alsnog een echte factuur.

Factuur: het fiscale document

De factuur legt vast dat er verkocht is. Er staan verplichte gegevens op, zoals een doorlopend factuurnummer, je btw-identificatienummer en het btw-bedrag. Een verstuurde factuur pas je niet aan; je corrigeert met een creditfactuur. Daarom moet de factuur regel voor regel kloppen met de goedgekeurde offerte en de opdrachtbevestiging.

Van offerte naar factuur: de juiste volgorde

• Offerte (versie 1, versie 2...) versturen en opvolgen.
• De klant gaat schriftelijk akkoord of stuurt een inkooporder.
• Opdrachtbevestiging sturen met het goedgekeurde versienummer, de leverdatum en de betalingsvoorwaarden.
• Is er een aanbetaling nodig, dan een proforma of aanbetalingsfactuur sturen.
• Na oplevering of inbedrijfstelling de factuur versturen.

Veelgemaakte fouten

• Een prijs op een proforma zetten in plaats van in een offerte. De klant ziet het als vaste koop.
• Niet vastleggen welke versie is goedgekeurd, waardoor de factuur een oude prijs krijgt.
• Een betaling op proforma als afgerond zien en de factuur vergeten.
• Een begroting opschrijven alsof het een vaste prijs is, en daarna discussie over meerwerk.
• Een akkoord op een verlopen offerte accepteren zonder de prijzen te controleren.

Kort gezegd: de offerte doet een belofte, de proforma vraagt om geld, de factuur legt de verkoop vast. Wie offertes met versienummers bijhoudt, houdt die keten heel; daarom zet Tekliva de goedgekeurde versie vast.