Árajánlat, költségbecslés, díjbekérő és számla: mi a különbség?

A gyakorlatban ez a négy dokumentum gyakran összekeveredik. Az ügyfél „számlát” kér, pedig ajánlatra van szüksége; a könyvelése díjbekérőt kér, de csak a számla után utal. Mindegyik dokumentumnak más a szerepe, és a rossz dokumentum elküldése időbe, néha pénzbe kerül.

Árajánlat: kötelezettségvállalás árra és feltételekre

Az árajánlat egy konkrét munkára vagy termékre vonatkozó árat, tartalmat és feltételeket rögzít. A Ptk. szerint az ajánlattevő főszabályként kötve van az ajánlatához, hacsak ezt az ajánlatban kifejezetten ki nem zárja. Ha az ügyfél az ajánlati kötöttség ideje alatt elfogadja, létrejön a szerződés. Ezért mindig írja rá az érvényességi időt, azt, hogy az árak nettó vagy bruttó értékek, és mi nem része az ajánlatnak.

Költségbecslés: megalapozott közelítés

Egy régi fűtési rendszer cseréjénél sokszor nem lehet a falak megbontása előtt pontos árat adni. Ilyenkor helyszíni felmérés után költségbecslést készít. Ne álljon meg annyinál, hogy „becsült ár”; írja le, mitől változhat az összeg. Például: „Ha a meglévő csővezeték nem használható, az új vezetéket folyóméterenként számoljuk el.” Ha a becslés várhatóan jelentősen nő, a munka folytatása előtt jelezze az ügyfélnek.

Díjbekérő: fizetési felszólítás, nem számla

A díjbekérő (proforma számla) úgy néz ki, mint egy számla, de nem az. Előleg kérésére, az ügyfél belső beszerzési jóváhagyásához vagy banki ügyintézéshez használják. Nem adóügyi bizonylat: nem lehet belőle áfát levonni, és nem kerül be a NAV Online Számla rendszerbe. Ha az ügyfél a díjbekérő alapján előleget utal, arról előlegszámlát kell kiállítania, a teljesítés után pedig végszámlát.

Számla: adóügyi és számviteli bizonylat

A számla igazolja, hogy az ügylet megtörtént. Az áfatörvény szerinti kötelező adatokat tartalmazza, belföldi adóalanyok között pedig az adatai a NAV Online Számla rendszerébe kerülnek. Kiállítás után nem javítható át; módosító vagy érvénytelenítő számlára van szükség. Ezért a számlának tételről tételre egyeznie kell az elfogadott ajánlattal és a visszaigazolással.

Az ajánlattól a számláig: a helyes sorrend

• Elküldi az ajánlatot (1. verzió, 2. verzió...) és követi.
• Az ügyfél írásban elfogadja vagy megrendelést küld.
• Visszaigazolást küld: elfogadott verziószám, szállítási határidő, fizetési feltételek.
• Ha előleg kell, díjbekérőt, majd az utalás után előlegszámlát küld.
• Átadás vagy beüzemelés után kiállítja a végszámlát.

Gyakori hibák

• Árat díjbekérőn adni ajánlat helyett. Az ügyfél végleges eladásnak veheti.
• Nem rögzíteni, melyik verziót fogadták el; a számla régi áron készülhet.
• A díjbekérő alapján érkezett utalást lezártnak tekinteni, és elfelejteni az előlegszámlát.
• A becslést fix árként leírni; túllépésnél vita lesz belőle.
• Lejárt ajánlatra érkező elfogadást az árak ellenőrzése nélkül visszaigazolni.

Röviden: az ajánlat ígéret, a díjbekérő pénzt kér, a számla rögzíti az eladást. Ha az ajánlatokat verziószámmal követi, a lánc nem szakad meg; a Teklivában ezért zárolódik az elfogadott verzió.