Teklif nasıl hazırlanır: eksiksiz bir teklifte olması gereken 9 bölüm
Müşterinin ikinci kez sormasına gerek bırakmayan bir teklifin yapısı: başlıktan geçerlilik süresine kadar 9 bölüm ve her birinde sık yapılan hata.
İyi bir teklif, müşterinin aklına gelecek soruları önceden cevaplar. Fiyat doğru olsa bile eksik bir teklif, gidip gelen e-postalarla zaman kaybettirir ve karar gecikir. Yıllar içinde yüzlerce firmanın tekliflerini incelerken gördüğümüz en sık eksikler hep aynı yerlerde. Aşağıdaki 9 bölüm, sektör fark etmeksizin işe yarayan bir iskelet.
1. Başlık ve teklif numarası
"Teklif" yazmak yetmez. "Ofis katı klima sistemi, 4. kat" gibi konuyu anlatan bir başlık ve takip edilebilir bir numara kullan. Müşteri aynı hafta üç teklif alıyorsa seninkini numarasıyla bulabilmeli.
2. Firma bilgilerin ve logon
Unvan, adres, telefon, e-posta, vergi dairesi ve numarası. Muhasebe bu bilgileri sipariş aşamasında zaten isteyecek; baştan vermek güven verir.
3. Müşteri ve ilgili kişi
Firma adının yanında teklifi kimin istediğini yaz. Takip ederken kimi arayacağını bilmek, teklifin kendisi kadar önemli.
4. Kalemler: kod, açıklama, miktar, birim
Her kalemde ürün kodu ya da kısa tanım, miktar ve birim olsun. Teknik bir ürün satıyorsan kapasite, model ya da ölçü gibi karşılaştırmayı kolaylaştıran bilgiyi açıklama satırına ekle.
5. Birim fiyat, iskonto ve KDV
İskontoyu gizlemek yerine açık göster: liste fiyatı, iskonto oranı ve net fiyat. KDV'nin dahil mi hariç mi olduğu her satırda ya da toplamda net olmalı.
6. Toplamlar
Ara toplam, iskonto, KDV ve genel toplam ayrı satırlarda. Elle hesaplanan toplamlar en sık hata kaynağıdır; formül ya da hazır bir araç kullan.
7. Dahil olanlar ve hariç olanlar
Montaj, nakliye, devreye alma, malzeme dışı işçilik. Neyin fiyata dahil olduğunu yazmamak, sipariş sonrası en çok tartışma çıkaran konudur.
8. Ödeme, teslim ve garanti şartları
Peşinat oranı, vade, teslim süresi ve garanti süresi. Kısa ve maddeler halinde yazmak yeterli.
9. Geçerlilik süresi ve imza
Fiyatların ne zamana kadar geçerli olduğunu yaz ve teklifi hazırlayan kişinin adını ekle. Geçerlilik süresi, takip için de doğal bir hatırlatma tarihidir.
Kısa kontrol listesi
- Başlık konuyu anlatıyor mu, numarası var mı?
- Müşteride ilgili kişi yazıyor mu?
- KDV dahil mi hariç mi belli mi?
- Dahil ve hariç olanlar yazıldı mı?
- Geçerlilik tarihi ve hazırlayan kişi var mı?