Árajánlat készítés: a 9 rész, amelynek minden ajánlatban szerepelnie kell

Egy jó árajánlat előre megválaszolja azokat a kérdéseket, amelyek az ügyfélben felmerülnének. Ha hiányos, akkor hiába helyes az ár: oda-vissza e-mailezéssel telik az idő, és a döntés csúszik. Tanácsadóként több száz cég ajánlatait néztük át, és a hiányosságok szinte mindig ugyanott voltak. Az alábbi 9 részes váz iparágtól függetlenül működik, akár egy nagyobb kivitelezőről, akár egyéni vállalkozó árajánlat mintájáról van szó.

1. Cím és ajánlatszám

Az „Árajánlat” felirat önmagában kevés. Adjon beszédes címet, például „Irodaszint klimatizálása, 4. emelet”, és egy visszakereshető sorszámot. Ha az ügyfél egy héten belül három ajánlatot kap, az Önét a száma alapján kell megtalálnia.

2. Az Ön cégadatai és logója

Cégnév, székhely, telefonszám, e-mail-cím, adószám és bankszámlaszám, egyéni vállalkozónál a nyilvántartási szám is. A könyvelés a megrendeléskor úgyis elkéri ezeket; ha már az ajánlatban ott vannak, az bizalmat kelt.

3. Az ügyfél és a kapcsolattartó

A cégnév mellett írja fel azt is, ki kérte az ajánlatot. Az árajánlat követése során tudnia kell, kit hívjon, és ez legalább olyan fontos, mint maga az ajánlat.

4. Tételek: cikkszám, megnevezés, mennyiség, mértékegység

Minden tételnél szerepeljen a cikkszám vagy egy rövid megnevezés, a mennyiség és a mértékegység. Ha műszaki terméket értékesít, a leírásba írja bele a teljesítményt, a típust vagy a méretet is, mert ezek alapján hasonlítja össze az ügyfél az ajánlatokat.

5. Egységár, engedmény és ÁFA

Az engedményt ne rejtse el, mutassa meg nyíltan: listaár, engedmény mértéke, nettó ár. Akár soronként, akár az összesítőben, egyértelmű legyen, hogy az árak nettóban vagy a 27 %-os ÁFÁ-val együtt értendők. Alanyi adómentes egyéni vállalkozóként ezt is tüntesse fel.

6. Összesítő

Részösszeg, engedmény, ÁFA és végösszeg külön sorban. A kézzel számolt összegek a leggyakoribb hibaforrások, ezért használjon képletet vagy kész eszközt.

7. Mit tartalmaz és mit nem

Szerelés, szállítás, beüzemelés, anyagon kívüli munkadíj. Ha nem írja le, mi van benne az árban, a megrendelés után ebből lesz a legtöbb vita.

8. Fizetési, szállítási és jótállási feltételek

Előleg mértéke, fizetési határidő, szállítási határidő és jótállási idő. Elég röviden, felsorolásszerűen megadni.

9. Érvényesség és aláírás

Írja le, meddig érvényesek az árak, és tüntesse fel az ajánlatot készítő kolléga nevét. Az érvényességi határidő egyben természetes emlékeztető dátum is az utánkövetéshez.

Rövid ellenőrzőlista

• Beszédes a cím, és van ajánlatszám?
• Szerepel az ügyfélnél a kapcsolattartó neve?
• Egyértelmű, hogy nettó vagy bruttó árakról van szó?
• Le van írva, mit tartalmaz és mit nem az ár?
• Van érvényességi dátum és készítő?