Offerte maken: deze 9 onderdelen horen in een complete offerte
Een offerte waar de klant niets meer over hoeft te vragen. Van titel tot geldigheidsduur: 9 onderdelen en de fout die bij elk onderdeel het vaakst voorkomt.
Een goede offerte beantwoordt de vragen van de klant voordat hij ze stelt. Ook als de prijs klopt, kost een onvolledige offerte tijd: er gaan mails heen en weer en de beslissing schuift op. Als adviseurs voor installatie- en bouwbedrijven hebben we honderden offertes bekeken, en de ontbrekende stukken zitten steeds op dezelfde plekken. Wil je een offerte maken die in één keer compleet is? Deze 9 onderdelen vormen een basis die in elke branche werkt, en je kunt ze als offerte voorbeeld naast je eigen sjabloon leggen.
1. Titel en offertenummer
Alleen "Offerte" bovenaan is te weinig. Gebruik een titel die het onderwerp noemt, zoals "Airconditioning kantoorvloer, 4e verdieping", en een nummer dat je kunt terugvinden. Krijgt de klant drie offertes in dezelfde week, dan moet hij die van jou op nummer kunnen vinden.
2. Je bedrijfsgegevens en logo
Bedrijfsnaam, adres, telefoon, e-mail, KvK-nummer en btw-nummer. De administratie van de klant vraagt hier bij de bestelling toch om. Als je het meteen vermeldt, wek je vertrouwen.
3. Klant en contactpersoon
Zet naast de bedrijfsnaam ook wie de offerte heeft aangevraagd. Weten wie je moet bellen bij het opvolgen is net zo belangrijk als de offerte zelf.
4. Regels: artikelnummer, omschrijving, aantal, eenheid
Geef bij elke regel een artikelnummer of korte omschrijving, het aantal en de eenheid. Verkoop je technische producten, zet dan gegevens als vermogen, type of afmeting in de omschrijving. Dat maakt vergelijken makkelijker.
5. Stukprijs, korting en btw
Verstop de korting niet, maar laat hem zien: brutoprijs, kortingspercentage en nettoprijs. Maak per regel of bij het totaal duidelijk of de prijzen inclusief of exclusief 21 % btw zijn.
6. Totalen
Subtotaal, korting, btw en totaalbedrag op aparte regels. Met de hand berekende totalen zijn de grootste bron van fouten. Gebruik formules of een offerte maken programma dat het voor je uitrekent.
7. Wat is inbegrepen en wat niet
Montage, transport, inbedrijfstelling, arbeid buiten het materiaal. Niet opschrijven wat wel en niet in de prijs zit, levert na de opdracht de meeste discussie op.
8. Betaling, levering en garantie
Aanbetaling, betaaltermijn, levertijd en garantietermijn. Kort en in opsommingstekens is genoeg.
9. Geldigheid en ondertekening
Vermeld tot wanneer de prijzen gelden en zet de naam van degene die de offerte heeft opgesteld eronder. De geldigheidsdatum is meteen een natuurlijk moment om de offerte op te volgen.
Korte checklist
- Noemt de titel het onderwerp en heeft de offerte een nummer?
- Staat de contactpersoon bij de klant erop?
- Is duidelijk of de prijzen inclusief of exclusief btw zijn?
- Staat erin wat wel en niet is inbegrepen?
- Zijn de geldigheidsdatum en de opsteller vermeld?