Offertesoftware kiezen: 4 opties vergeleken
Voor offertes worden vier soorten tools gebruikt, en elk is voor een ander doel gemaakt. De juiste keuze hangt af van waar u nu de meeste tijd en opdrachten verliest.
Probeer de gratis offertegeneratorGratis account
| Spreadsheet | Boekhoudsoftware | Algemeen CRM | Tekliva | |
|---|---|---|---|---|
| Productcatalogus | Handmatig bijgehouden lijst | Artikel- en dienstenbestand | Verschilt per module | Productcatalogus, import uit Excel |
| Btw en valuta | Handmatige formules | Sterk: btw-tarieven en wisselkoersen | Vaak instellen of uitbreiding nodig | Btw en korting per regel of over het totaal |
| Herinneringen opvolgen | Geen | Meestal beperkt | Sterk, flexibele workflows | Automatisch na ingesteld aantal dagen |
| Geopend-melding | Geen | Meestal geen | Afhankelijk van e-mailkoppeling | Offerte via link wordt als bekeken gemarkeerd |
| Verkooptrechter | Aparte lijst nodig | Zwak, focus op facturatie | Sterk, trajecten met meerdere fasen | Eenvoudig: heet / warm / koud |
| Samenwerken | Gedeeld bestand | Gebruikersrechten | Sterke rollen en rechten | Teamtoegang, samenvatting op maandag |
| Facturatie en boekhouding | Geen | Grootste kracht | Meestal via koppeling | Focus op offertes; facturatie blijft in het boekhoudpakket |
| Opstarten | Direct | Gemiddeld: administratie- en documentinstellingen | Lang: velden en processen inrichten | Kort: offertegenerator zonder account |
| Prijsmodel | Bestaande officelicentie | Abonnement, vaak inclusief facturatie | Meestal abonnement per gebruiker | Offertegenerator gratis; paneel gratis tijdens vroege toegang |
Vier opties, vier verschillende doelen
- Spreadsheet-sjabloon: flexibel en direct bruikbaar, maar het controleren van totalen, versies en opvolging ligt volledig bij u.
- Boekhoudsoftware met offertemodule: sterk in het omzetten van een offerte naar een factuur en een kloppende btw-administratie.
- Algemeen CRM: gemaakt voor lange verkooptrajecten, deals met meerdere fasen en grotere verkoopteams.
- Offerte- en opvolgtool zoals Tekliva: gericht op snel offertes maken en ze na het versturen opvolgen.
Selectiecriteria
- Productcatalogus: kunt u veelgebruikte toestellen en materialen één keer invoeren en in elke offerte kiezen? Kunt u uw bestaande lijst uit Excel importeren?
- Btw en valuta: wordt 21% btw correct per regel en over het totaal berekend? Koopt of offreert u apparatuur in een andere valuta, test dan de valutaverwerking goed.
- Herinneringen: krijgt u een seintje als een offerte na een ingesteld aantal dagen nog geen reactie heeft?
- Geopend-melding: ziet u of de klant de offerte heeft geopend?
- Team: kunnen meerdere mensen dezelfde offertelijst zien en bijwerken?
- Opstarten: hoe snel verstuurt u uw eerste offerte, en is er training nodig?
- Prijs: betaalt u per gebruiker of per pakket, en is er een gratis versie of proefperiode?
Waar boekhoudsoftware en CRM sterk zijn
Boekhoudsoftware blinkt uit in het omzetten van offertes naar facturen, het beheren van debiteuren en een nette btw-aangifte. Doet u uw administratie al in zo'n pakket, dan kan de offertemodule een logische eerste stap zijn. Een algemeen CRM is sterk bij projectverkoop die maanden duurt, beslissingen met meerdere betrokkenen en uitgebreide verkooprapportages. Bij beide is de offerte zelf vaak het zwakke punt: productregels, kortingen en de pdf-opmaak komen op de tweede plaats, en een CRM goed inrichten kost flink wat tijd.
Wanneer een offerte- en opvolgtool past
Maakt uw team elke week veel technische offertes, zijn uw producten uit een catalogus te kiezen en is het grootste probleem dat verstuurde offertes niet worden opgevolgd, dan levert een gerichte tool het snelst resultaat. Tekliva is gemaakt voor kleine technische verkoopteams in verwarming, airco, sanitair, zonne-energie en brandwerende afdichting: offertes uit een catalogus, pdf met logo, een melding als de link wordt geopend, herinneringen na een ingesteld aantal dagen en een heet / warm / koud overzicht. Factureren doet u gewoon in uw boekhoudpakket; de twee vullen elkaar aan.
Test met een echte offerte voordat u kiest
Probeer elke tool met een echte offerte van vorige week: voer de producten in, pas btw en korting toe, bekijk de pdf zoals de klant hem ziet en stel een herinnering in. De online offertegenerator van Tekliva kunt u zonder account uitproberen, en het opvolgpaneel is gratis tijdens de vroege toegang.
Veelgestelde vragen
Waar let ik op bij het kiezen van offertesoftware?
Op een productcatalogus, juiste btw- en valutaverwerking, opvolgherinneringen, geopend-meldingen, teamtoegang, opstarttijd en het prijsmodel. Test elke optie met een echte offerte.
Is de offertemodule van mijn boekhoudpakket genoeg?
Dat kan, als het omzetten naar een factuur het belangrijkst is en u weinig offertes verstuurt. Verkoopfuncties zoals herinneringen en geopend-meldingen zijn meestal beperkt.
Moet ik een CRM gebruiken voor offertes?
Een CRM past bij lange verkooptrajecten met meerdere fasen en een groter verkoopteam. Voor kleine technische teams is het inrichten en dagelijks bijhouden vaak meer dan nodig.
Bestaat er gratis offertesoftware?
De online offertegenerator van Tekliva is gratis, werkt zonder account en maakt een pdf met uw logo. Het opvolgpaneel is tijdens de vroege toegang ook gratis.
Kan ik offertesoftware naast mijn boekhoudpakket gebruiken?
Ja. U maakt en volgt offertes op in Tekliva en factureert gewonnen opdrachten in uw boekhoudpakket. Uw gegevens kunt u ook naar Excel exporteren.