Offerte maken in Excel of met offertesoftware?

Wanneer een Excel- of Word-sjabloon volstaat

Verstuurt u een paar offertes per maand, is uw assortiment overzichtelijk en maakt één persoon alle offertes, dan voldoet een goed opgezet Excel-sjabloon meestal. U vult de regels in, de formules rekenen 21% btw en het totaal uit, u slaat het op als pdf en mailt het. Er valt niets nieuws te leren en het kost niets extra. Voor het vervangen van een cv-ketel of het plaatsen van één split-airco werkt dat prima.

Waar Excel begint te knellen

De problemen komen meestal wanneer het aantal offertes en het team groeien. Herkenbare signalen:

• Productnamen en prijzen worden elke keer uit oude bestanden gekopieerd, waardoor een verkeerd typenummer of een verouderde prijs erin blijft staan.
• Een nieuwe regel valt buiten het SOM-bereik of de korting komt in de verkeerde cel; vaak ziet de klant de fout als eerste.
• Versies heten offerte_definitief_v3_echt.xlsx en niemand weet zeker welke versie de klant heeft gekregen.
• Iedere monteur of verkoper gebruikt een eigen sjabloon, dus logo, betalingsvoorwaarden en geldigheid verschillen per offerte.
• U weet niet of de klant de offerte heeft geopend, dus u gokt wanneer u moet nabellen.

Het echte verlies: opvolging na het versturen

In de technische verkoop gaan offertes vaak niet verloren op prijs, maar omdat niemand ze opvolgde. Met Excel houdt u een aparte lijst met openstaande offertes bij en zet u herinneringen met de hand in de agenda. In het drukke stookseizoen schiet die lijst er als eerste bij in. Vraagt een klant drie offertes aan voor dezelfde klus, dan heeft de installateur die op het juiste moment terugbelt een voorsprong.

Wat offertesoftware verandert

Een offerte- en opvolgtool zoals Tekliva brengt maken en opvolgen samen op één plek:

• Producten kiest u uit een catalogus en de prijzen vult u zelf in; btw en korting worden per regel of over het totaal berekend.
• De offerte gaat als pdf met uw logo of als link de deur uit, en wordt als bekeken gemarkeerd zodra de klant de link opent.
• Na het aantal dagen dat u instelt, krijgt u een herinnering om op te volgen; offertes worden ingedeeld als heet, warm of koud.
• Revisies blijven onder dezelfde offerte, het team werkt in één paneel en op maandag ontvangt u een samenvatting van de openstaande offertes.

Zo stapt u over van Excel

U hoeft uw werkwijze niet in één keer om te gooien. Maak eerst een offerte met de gratis online offertegenerator, zonder account, en vergelijk de pdf met uw eigen sjabloon. Bevalt het, importeer dan uw productlijst uit Excel, zet uw openstaande offertes in het paneel en probeer de herinneringen een week uit. U kunt alles op elk moment weer naar Excel exporteren, en het paneel is gratis tijdens de vroege toegang.