Geldigheidsduur en betalingsvoorwaarden in je offerte: zo schrijf je ze
Hoe lang moet een offerte geldig zijn en hoe formuleer je betalings- en leveringsvoorwaarden? Een praktische gids met voorbeeldzinnen die je zo kunt overnemen.
De laatste regels van een offerte worden het vaakst overgeslagen: geldigheidsduur, betalingsvoorwaarden, levertijd. Toch ontstaan de meeste meningsverschillen na de opdracht juist hier. Goed geschreven voorwaarden beschermen jou en helpen de klant sneller te beslissen.
Hoe lang moet een offerte geldig zijn?
Bij producten waarvan de prijs vaak verandert zijn 14 dagen gebruikelijk, bij diensten met stabielere prijzen 30 dagen. Werk je met geïmporteerde producten of met prijzen die afhangen van grondstoffen of energie, houd de termijn dan kort. Een korte termijn is ook een vriendelijke herinnering aan de klant om een beslissing te nemen.
Wat schrijf je bij prijzen die kunnen schommelen?
Hangt je prijs af van de inkoopprijs bij je leverancier, zeg dan duidelijk wat er gebeurt als die verandert. Bijvoorbeeld: "Prijzen zijn gebaseerd op de geldende brutoprijslijst van de fabrikant. Bij prijswijzigingen vóór opdrachtbevestiging behouden wij ons het recht voor de prijzen aan te passen." Zo staat bij de bestelling niemand voor een verrassing.
Betalingsvoorwaarden
Vermeld het percentage aanbetaling, wanneer het restant betaald moet worden en hoe er betaald kan worden. Bijvoorbeeld: "50 % bij opdracht, 50 % bij oplevering, per bankoverschrijving." Geef je een betaaltermijn, noem dan het aantal dagen en vanaf welke datum die ingaat, bijvoorbeeld 30 dagen na factuurdatum.
Levering en montage
Schrijf op vanaf wanneer de levertijd telt: de opdrachtdatum, de ontvangst van de aanbetaling of een goedgekeurd ontwerp? Zijn montage en inbedrijfstelling niet bij de prijs inbegrepen, zet dat dan op een aparte regel.
Garantie
Beschrijf garantietermijn en dekking kort: "Op de producten geldt 2 jaar fabrieksgarantie vanaf factuurdatum. Schade door onjuist gebruik valt buiten de garantie."
Een kant-en-klaar voorbeeld
- Alle prijzen zijn exclusief 21 % btw.
- Deze offerte is 14 dagen geldig.
- Betaling: 50 % bij opdracht, 50 % bij oplevering.
- Levering: binnen 2 weken na opdrachtdatum.
- Montage en inbedrijfstelling zijn wel / niet bij de prijs inbegrepen.
- Garantie: 2 jaar vanaf factuurdatum.
Typ deze voorwaarden niet bij elke offerte opnieuw, maar sla ze één keer op en laat ze automatisch toevoegen. Gebruik de geldigheidsdatum ook voor je opvolging: de klant een dag voor het verlopen bellen is de makkelijkste manier om een beslissing te versnellen.