Btw op je offerte: exclusief, btw-bedrag en totaal inclusief
Btw per regel of over het totaal? Korting vóór btw, 21% en 9% in één offerte, afronding en de KOR, met rekenvoorbeelden.
Het eerste waar een klant naar kijkt, is het bedrag onderaan. Is niet duidelijk of dat inclusief of exclusief btw is, dan krijg je een onnodig telefoontje of wordt je offerte verkeerd gelezen. Btw duidelijk vermelden wekt vertrouwen en voorkomt verrassingen bij de factuur.
Drie regels: exclusief, btw, inclusief
Onderaan elke offerte horen drie regels: totaal exclusief btw, het btw-bedrag en totaal inclusief btw. Zakelijke klanten kunnen de btw meestal terugvragen en vergelijken dus de bedragen exclusief btw. Een particulier kijkt naar wat hij echt betaalt, dus het bedrag inclusief btw. Vermeld je beide duidelijk, dan werkt één offerte voor allebei.
Btw per regel of over het totaal?
Voor zakelijke klanten is het netst: prijzen exclusief btw per regel en de btw over het totaal. Een kolom "btw %" per regel helpt als er verschillende tarieven in staan. Voor particulieren zijn prijzen inclusief btw per regel vaak duidelijker. Zet het btw-bedrag dan wel apart in de totalen.
Eerst korting, dan btw
Van Dijk Installatietechniek maakt een offerte voor een kantoor: 2 airco-units à € 1.650 = € 3.300, montage € 900, leidingwerk en materiaal € 300. Subtotaal € 4.500. Na 5% korting (€ 225) is het totaal exclusief btw € 4.275. De btw van 21% is € 897,75, het totaal inclusief btw € 5.172,75.
Een veelgemaakte fout: btw berekenen over de € 4.500 en de korting daarna aftrekken. Dan kom je uit op € 5.220. Het verschil van € 47,25 is de btw over de korting, en de boekhouder van je klant ziet dat direct.
Meerdere btw-tarieven in één offerte
Naast 21% bestaan het verlaagde tarief van 9% en het nultarief. Zonnepanelen op of bij woningen vallen bijvoorbeeld onder het nultarief. Combineert een particulier airco (€ 4.275 tegen 21%, btw € 897,75) met zonnepanelen (€ 6.000 tegen 0%), toon de btw dan per tarief. Totaal inclusief btw: € 11.172,75. Twijfel je welk tarief bij een regel hoort, vraag het je boekhouder. Werk je als onderaannemer in de bouw, dan kan de btw verlegd zijn; vermeld dat dan ook.
Afronden op centen
Drie regels van € 12,35. De btw per regel is € 2,5935, afgerond € 2,59, samen € 7,77. Over het totaal: € 37,05 × 21% = € 7,7805, afgerond € 7,78. Eén cent lijkt niets, maar rekenen je offerte en factuur verschillend, dan kloppen de bedragen niet. Kies één methode en gebruik die op allebei.
Gebruik je de KOR?
Met de kleineondernemersregeling (KOR) reken je geen btw als je omzet onder de € 20.000 per jaar blijft en je je hebt aangemeld. Zet dan geen btw op je offerte en vermeld kort dat je onder de KOR valt. Zo weet de klant dat het bedrag compleet is.
Checklist
- De totalen tonen exclusief, btw en inclusief.
- Duidelijk of de prijzen inclusief of exclusief btw zijn.
- Korting gaat eraf vóór de btw.
- Verschillende tarieven staan op aparte regels.
- Offerte en factuur ronden op dezelfde manier af.
- KOR of btw verlegd? Vermeld het.