Teklif gönderdikten sonra takip: ne zaman aramalı, ne yazmalı (örnek mesajlar)

Teklifi göndermek işin yarısıdır. Müşteri dönmüyorsa bu her zaman "istemiyor" demek değildir; çoğu zaman teklif başka işlerin arasında kalmıştır. Doğru zamanda yapılan kısa bir takip, kararı hızlandırır ve rakiplerin önüne geçirir.

İlk takip ne zaman?

Çoğu sektörde 3 ila 5 iş günü iyi bir başlangıçtır. Büyük projelerde bir hafta beklenebilir. Müşteri teklifi açtıysa ve bunu biliyorsan, açtıktan kısa süre sonra aramak en etkili zamandır.

Telefon mu, e-posta mı?

İlk takipte telefon daha etkilidir: soruları anında cevaplarsın ve müşterinin aklındakini duyarsın. Ulaşamazsan kısa bir e-posta ya da mesaj bırak. İkinci ve üçüncü takipler e-postayla yapılabilir.

Örnek 1: ilk takip

"Merhaba Ayşe Hanım, geçen salı gönderdiğimiz ofis klima teklifini inceleme fırsatınız oldu mu? Model seçimi ya da teslim süresiyle ilgili sorunuz varsa kısa bir görüşmeyle netleştirebiliriz."

Örnek 2: geçerlilik süresi dolmadan

"Merhaba Ayşe Hanım, teklifimizdeki fiyatlar cuma gününe kadar geçerli. Karar sürecinde ihtiyaç duyduğunuz bir revizyon varsa bugün hazırlayıp gönderebilirim."

Örnek 3: uzun süredir cevap yok

"Merhaba Ayşe Hanım, ofis klima projesi için şu an doğru zaman olmayabilir. Dosyayı kapatmadan önce sormak istedim: projeyi ertelediniz mi, yoksa başka bir çözümle mi ilerlediniz? Cevabınız bizim için çok değerli."

Üçüncü mesaj çoğu zaman cevap getirir; çünkü kapanmak üzere olan bir kapı, müşteriyi bir karar vermeye davet eder. Gelen cevap "hayır" olsa bile kaybetme sebebini öğrenmek bir sonraki teklifi güçlendirir.

Takibi sisteme bırak

• Her teklif için bir takip tarihi belirle.
• Hatırlatmayı takvime değil sisteme bırak.
• Her görüşmeden sonra durumu tek kelimeyle güncelle: sıcak, orta, soğuk.
• Kaybedilen tekliflerin sebebini kaydet.