Árajánlat követése: mikor hívja az ügyfelet és mit írjon (minta levelek)

Az ajánlat elküldésével a munka csak félig van kész. Ha az ügyfél nem jelentkezik, az nem mindig jelenti azt, hogy nem kéri; sokszor egyszerűen elveszett az ajánlat a többi teendő között. Egy jól időzített, rövid megkeresés gyorsítja a döntést, és Önt a versenytársak elé helyezi.

Mikor jelentkezzen először?

A legtöbb iparágban 3-5 munkanap jó kiindulópont. Nagyobb projekteknél kivárhat egy hetet. Ha tudja, hogy az ügyfél megnyitotta az ajánlatot, a megnyitás után nem sokkal telefonálni a leghatékonyabb.

Telefon vagy e-mail?

Az első utánkövetésnél a telefon hatékonyabb: azonnal válaszol a kérdésekre, és hallja, mi jár az ügyfél fejében. Ha nem éri el, hagyjon rövid e-mailt vagy üzenetet. A második és harmadik megkeresés mehet e-mailben is.

1. minta: első utánkövetés

„Kedves Kovács Anna! Volt alkalma átnézni a múlt kedden küldött, irodai klimatizálásról szóló ajánlatunkat? Ha a típusválasztással vagy a szállítási határidővel kapcsolatban kérdése van, egy rövid beszélgetéssel tisztázhatjuk.”

2. minta: az érvényesség lejárta előtt

„Kedves Kovács Anna! Ajánlatunk árai péntekig érvényesek. Ha a döntéshez módosításra van szüksége, még ma elkészítem és elküldöm.”

3. minta: régóta nincs válasz

„Kedves Kovács Anna! Lehet, hogy az irodai klimatizálás most nem aktuális. Mielőtt lezárnám az ügyet, szeretném megkérdezni: elhalasztották a projektet, vagy más megoldás mellett döntöttek? A válasza sokat segítene nekünk.”

A harmadik üzenet gyakran hoz választ, mert a záródó ajtó döntésre készteti az ügyfelet. Ha a válasz „nem” is, a vesztés okának ismerete erősebbé teszi a következő ajánlatot.

Bízza a követést a rendszerre

• Minden ajánlathoz adjon meg utánkövetési dátumot.
• Az emlékeztetést ne a naptárra, hanem a rendszerre bízza.
• Minden beszélgetés után egy szóval frissítse az állapotot: forró, langyos, hideg.
• Rögzítse, miért veszett el egy ajánlat.