Waarom offertes opvolgen misgaat, en hoe je het oplost
Offertes gaan meestal verloren omdat niemand ze opvolgt, niet omdat ze slecht zijn. De vier vaakste oorzaken en voor elk een simpele oplossing.
De meeste verkoopteams zijn goed in offerte maken. De prijs wordt uitgerekend, de regels worden ingevuld en de pdf gaat de deur uit. Daarna wordt het stil. Belt de klant terug, dan loopt het door. Belt hij niet, dan raakt de offerte na een tijdje vergeten. Een groot deel van de verloren opdrachten gaat niet verloren op prijs, maar omdat niemand nog eens heeft gebeld.
1. Niemand is eigenaar van de opvolging
Wie de offerte heeft gemaakt is duidelijk. Wie hem gaat opvolgen vaak niet. De oplossing is simpel: geef elke offerte één verantwoordelijke en wijs die aan op het moment dat de offerte wordt opgeslagen.
2. Herinneren is mensenwerk gebleven
In een drukke week verdwijnt het briefje "donderdag even bellen". Herinneren hoort het werk van het systeem te zijn. Een automatische vraag aan de verantwoordelijke, een vast aantal dagen na verzending, is veel betrouwbaarder dan een notitie in je agenda.
3. De status wordt met de hand bijgehouden
Verwachten dat je team de status van elke offerte trouw in een scherm typt, is niet realistisch. De status moet komen uit een vraag die je met één tik beantwoordt. Als antwoorden makkelijker is dan bijwerken, blijft de data vanzelf actueel.
4. Het overzicht voor het overleg is snel verouderd
Het lijstje dat je voor het wekelijkse verkoopoverleg maakt, klopt twee dagen later al niet meer. Laat het rapport automatisch uit de actuele gegevens komen. Dan kost de voorbereiding je geen tijd meer en praat iedereen over de juiste cijfers.
Kort samengevat
- Geef elke offerte een verantwoordelijke.
- Laat het herinneren over aan het systeem.
- Haal de status op met vragen die je met één tik beantwoordt.
- Maak het overlegrapport automatisch uit actuele gegevens.