Angebotssoftware Vergleich: 4 Optionen im Überblick
Für Angebote kommen vier Arten von Werkzeugen zum Einsatz, und jedes wurde für eine andere Aufgabe gebaut. Die richtige Wahl hängt davon ab, wo Sie heute am meisten Zeit und Aufträge verlieren.
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| Tabellenkalkulation | Buchhaltungssoftware | Allgemeines CRM | Tekliva | |
|---|---|---|---|---|
| Artikelkatalog | Händisch gepflegte Liste | Artikel- und Leistungsstamm | Je nach Modul | Produktkatalog, Import aus Excel |
| MwSt. und Währung | Manuelle Formeln | Stark: Steuersätze und Wechselkurse | Oft Einrichtung oder Erweiterung nötig | MwSt. und Rabatt je Position oder auf die Summe |
| Wiedervorlage | Keine | Meist begrenzt | Stark, flexible Workflows | Automatisch nach festgelegten Tagen |
| Öffnungsstatus | Keiner | Meist keiner | Abhängig von E-Mail-Anbindung | Angebot per Link wird beim Öffnen als gesehen markiert |
| Vertriebspipeline | Separate Liste nötig | Schwach, Fokus auf Rechnungen | Stark, mehrstufige Prozesse | Einfach: heiß / warm / kalt |
| Teamarbeit | Geteilte Datei | Benutzerrechte | Starke Rollen und Rechte | Teamzugang, Zusammenfassung am Montag |
| Rechnung und Buchhaltung | Keine | Größte Stärke | Meist über Schnittstelle | Fokus auf Angebote; Rechnung bleibt in der Buchhaltung |
| Einrichtung | Sofort | Mittel: Konten- und Belegeinstellungen | Lang: Felder und Prozesse gestalten | Kurz: Angebotsgenerator ohne Registrierung |
| Preismodell | Vorhandene Office-Lizenz | Abo, oft mit Rechnungsstellung | Meist Abo pro Nutzer | Angebotsgenerator kostenlos; Panel im Early Access kostenlos |
Vier Optionen, vier unterschiedliche Zwecke
- Vorlage in der Tabellenkalkulation: flexibel und sofort nutzbar, aber Summenprüfung, Versionen und Nachfassen liegen komplett bei Ihnen.
- Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware mit Angebotsmodul: stark darin, aus dem Angebot eine Rechnung zu machen und die MwSt. sauber zu verbuchen.
- Allgemeines CRM: gedacht für lange Vertriebszyklen, mehrstufige Verkaufschancen und größere Vertriebsteams.
- Werkzeug für Angebot und Nachfassen wie Tekliva: konzentriert sich darauf, Angebote schnell zu erstellen und nach dem Versand zu verfolgen.
Auswahlkriterien
- Artikelkatalog: Können Sie häufig genutzte Geräte und Materialien einmal anlegen und in jedem Angebot auswählen? Lässt sich Ihre bestehende Liste aus Excel importieren?
- MwSt. und Währung: Werden 19 % MwSt. je Position und auf die Summe korrekt berechnet? Kaufen oder kalkulieren Sie Geräte in Fremdwährung, prüfen Sie die Währungsfunktion genau.
- Wiedervorlage: Erinnert Sie das Programm, wenn ein Angebot nach einer festgelegten Zahl von Tagen unbeantwortet ist?
- Öffnungsstatus: Sehen Sie, ob der Kunde das Angebot geöffnet hat?
- Team: Können mehrere Personen dieselbe Angebotsliste sehen und bearbeiten?
- Einrichtung: Wie schnell ist das erste Angebot verschickt, und braucht es eine Schulung?
- Preis: Wird pro Nutzer oder pro Paket abgerechnet, gibt es eine kostenlose Version oder Testphase?
Wo Buchhaltungssoftware und CRM stark sind
Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme sind stark darin, Angebote in Rechnungen umzuwandeln, offene Posten zu verwalten und die Umsatzsteuer sauber abzubilden. Wenn Sie Ihre Buchhaltung ohnehin dort führen, kann das Angebotsmodul ein sinnvoller erster Schritt sein. Allgemeine CRMs glänzen bei Projektgeschäften über Monate, Entscheidungen mit mehreren Beteiligten und detaillierten Vertriebsauswertungen. Die Schwachstelle beider ist oft das Angebot selbst: Positionen, Rabatte und PDF-Layout sind Nebensache, und ein CRM sauber einzurichten kostet spürbar Zeit.
Wann sich ein spezielles Angebotstool lohnt
Erstellt Ihr Team jede Woche viele technische Angebote, lassen sich Ihre Artikel aus einem Katalog wählen und liegt das Hauptproblem darin, dass verschickte Angebote nicht nachgefasst werden, bringt ein fokussiertes Werkzeug am schnellsten Ergebnisse. Tekliva wurde für kleine technische Vertriebsteams aus Heizung, Klima, Sanitär, Solar und Brandschutz gebaut: Angebote aus dem Katalog, PDF mit Logo, Hinweis beim Öffnen des Links, Erinnerung nach festgelegten Tagen und eine Übersicht nach heiß / warm / kalt. Rechnungen schreiben Sie weiter in Ihrer Buchhaltungssoftware; beide Werkzeuge ergänzen sich.
Vor der Entscheidung mit einem echten Angebot testen
Testen Sie jedes Werkzeug mit einem echten Angebot aus der letzten Woche: Artikel eintragen, MwSt. und Rabatt anwenden, das PDF aus Kundensicht prüfen und eine Wiedervorlage setzen. Den Online-Angebotsgenerator von Tekliva können Sie ohne Registrierung ausprobieren, das Panel zum Nachfassen ist während des Early Access kostenlos.
Häufige Fragen
Worauf achte ich bei der Auswahl einer Angebotssoftware?
Auf Artikelkatalog, korrekte MwSt.- und Währungsberechnung, Wiedervorlagen, Öffnungsstatus, Teamzugang, Einrichtungsaufwand und Preismodell. Testen Sie jede Option mit einem echten Angebot.
Reicht das Angebotsmodul meiner Buchhaltungssoftware?
Das kann reichen, wenn die Umwandlung in eine Rechnung im Vordergrund steht und Sie wenige Angebote schreiben. Vertriebsfunktionen wie Wiedervorlage und Öffnungsstatus sind meist begrenzt.
Sollte ich für Angebote ein CRM nutzen?
Bei langen, mehrstufigen Vertriebsprozessen und einem größeren Vertriebsteam ist ein CRM sinnvoll. Für kleine technische Teams ist der Aufwand für Einrichtung und Pflege oft größer als nötig.
Gibt es kostenlose Angebotssoftware?
Der Online-Angebotsgenerator von Tekliva ist kostenlos, ohne Registrierung nutzbar und erstellt ein PDF mit Logo. Das Panel zum Nachfassen ist während des Early Access ebenfalls kostenlos.
Kann ich Angebotssoftware neben meiner Buchhaltungssoftware nutzen?
Ja. Sie erstellen und verfolgen Angebote in Tekliva und schreiben die Rechnung für gewonnene Aufträge in Ihrer Buchhaltungssoftware. Ihre Daten lassen sich zudem nach Excel exportieren.