Angebot in Excel oder mit Angebotssoftware?

Wann eine Excel- oder Word-Vorlage reicht

Schreiben Sie nur ein paar Angebote im Monat, ist Ihr Sortiment überschaubar und erstellt eine Person alle Angebote, genügt eine gut gebaute Excel-Vorlage meist. Sie tragen die Positionen ein, die Formeln rechnen 19 % MwSt. und die Endsumme aus, Sie speichern als PDF und verschicken per E-Mail. Es gibt nichts Neues zu lernen und keine Zusatzkosten. Für einen Heizungstausch oder die Montage eines einzelnen Split-Klimageräts funktioniert das gut.

Wo Excel an seine Grenzen kommt

Die Probleme zeigen sich meist, wenn Angebotszahl und Team wachsen. Typische Anzeichen:

• Artikelbezeichnungen und Preise werden jedes Mal aus alten Dateien kopiert; eine falsche Typenbezeichnung oder ein veralteter Preis rutscht leicht durch.
• Eine neue Position liegt außerhalb des SUMME-Bereichs oder der Rabatt landet in der falschen Zelle; oft bemerkt der Kunde den Fehler zuerst.
• Versionen heißen Angebot_final_v3_ENDGUELTIG.xlsx, und niemand weiß sicher, welche Fassung beim Kunden liegt.
• Jeder Monteur oder Verkäufer nutzt seine eigene Vorlage, sodass Logo, Zahlungsbedingungen und Gültigkeit von Angebot zu Angebot abweichen.
• Sie wissen nicht, ob der Kunde das Angebot geöffnet hat, und raten, wann Sie nachfassen sollten.

Der eigentliche Verlust: das Nachfassen

Im technischen Vertrieb gehen Angebote oft nicht am Preis verloren, sondern weil niemand nachgefasst hat. Mit Excel führen Sie eine separate Liste offener Angebote und tragen Wiedervorlagen von Hand in den Kalender ein. In der Heizsaison bleibt genau diese Liste als Erstes liegen. Holt ein Kunde drei Angebote für denselben Auftrag ein, hat der SHK-Betrieb, der zum richtigen Zeitpunkt anruft, die Nase vorn.

Was eine Angebotssoftware ändert

Ein Werkzeug für Angebot und Nachfassen wie Tekliva bündelt Erstellen und Verfolgen an einem Ort:

• Artikel wählen Sie aus einem Produktkatalog, die Preise tragen Sie selbst ein; MwSt. und Rabatt werden je Position oder auf die Summe berechnet.
• Das Angebot geht als PDF mit Ihrem Logo oder als Link raus und wird als gesehen markiert, sobald der Kunde den Link öffnet.
• Nach der von Ihnen festgelegten Zahl von Tagen kommt eine Erinnerung zum Nachfassen; Angebote werden in heiß, warm und kalt eingeteilt.
• Revisionen bleiben unter demselben Angebot, das Team arbeitet in einem gemeinsamen Panel, und montags kommt eine Zusammenfassung der offenen Angebote per E-Mail.

So gelingt der Umstieg von Excel

Sie müssen Ihre Arbeitsweise nicht von heute auf morgen aufgeben. Erstellen Sie zuerst ein Angebot mit dem kostenlosen Online-Angebotsgenerator ohne Registrierung und vergleichen Sie das PDF mit Ihrer Vorlage. Passt es, importieren Sie Ihre Artikelliste aus Excel, tragen die offenen Angebote ins Panel ein und testen die Erinnerungen eine Woche lang. Alle Daten lassen sich jederzeit wieder nach Excel exportieren, und das Panel ist während des Early Access kostenlos.