Árajánlat számozása: ajánlatszám-rendszer, amely megkönnyíti a követést

A legtöbb kisebb cégnél az ajánlatszámra gondolnak utoljára: a fájlnévbe néha dátum kerül, néha az ügyfél neve, néha semmi. Fél év múlva az ügyfél felhív a „tavaly tavasszal küldött ajánlat” miatt, és a megfelelő fájl megtalálása fél órába telik. Egy jó számozási rend ezt a fél órát néhány másodpercre rövidíti.

Miért fontos az ajánlatszám?

A szám az ajánlat azonosítója. Az ügyfél erre hivatkozik a megrendelésben, a könyvelés a számlán, a raktár az anyag összekészítésénél. Ha mindenki ugyanazt a számot használja, senkinek sem kell megkérdeznie, melyik ajánlatról, melyik verzióról vagy melyik árról van szó.

Bevált alap: előtag, év, sorszám

A legelterjedtebb rend három részből áll: AJ-2026-0142. Az AJ jelzi, hogy ajánlatról van szó, a 2026 az év, a 0142 pedig az adott év 142. ajánlata. Ha a sorszám négyjegyű, a számok minden listában és táblázatban helyesen rendeződnek és szépen egymás alá kerülnek.

A sorszám minden január elején újraindulhat 0001-ről. Mivel az évszám a szám része, a 2025-ös 0142 sosem keveredik össze a 2026-os 0142-vel.

Módosítások: -R1, -R2 jelölés

Az ügyfél módosította a mennyiséget, kivett egy tételt, vagy nagyobb kedvezményt kért. Új szám helyett tegyen verziójelölést a meglévő számhoz: előbb AJ-2026-0142-R1, majd AJ-2026-0142-R2. Így ugyanannak a munkának minden változata egy helyen marad, és egy mondatban meg tudja mondani az ügyfélnek, melyik az érvényes. Az első kiadásnál elhagyhatja a jelölést, vagy írhat -R0-t is; a lényeg, hogy az egész csapat ugyanazt a szabályt kövesse.

Kerüljön-e bele ügyfélkód?

Egyes cégek rövid ügyfélkódot is tesznek a számba, például AJ-2026-0142-SZG. Ha néhány nagy partnerrel dolgozik, ez hasznos lehet. Sok ügyfél esetén viszont a kódok hosszabbodnak, hasonlítani kezdenek egymásra, és megjelennek az elírások. A legtöbb csapatnak jobb, ha az ügyfél az ajánlat adatai között szerepel, nem a számban, és ügyfélnévre keres.

Amit érdemes elkerülni

• Csak dátum: két, ugyanazon a napon kiküldött ajánlat egyaránt 2026.10.22 lesz.
• Minden értékesítőnek saját rendszer: Péter P-15-ös és Anna A-15-ös ajánlata egy listában semmit sem mond.
• Új szám minden módosításnál: elvész, melyik régi ár melyik munkához tartozott.
• Szóköz, ékezetes betű és perjel: az AJ/2026/142 gondot okoz a fájlnevekben és a levelezésben való keresésnél.
• Felhasznált szám újbóli kiadása: a visszavont ajánlat száma maradjon kihasználatlanul.

Hogyan segíti a számozás a követést és a keresést?

Használja a számot mindenhol ugyanúgy: a PDF felső sarkában, a fájlnévben és az e-mail tárgyában. Egy „AJ-2026-0142-R2 | Szabó Gépészet Kft. irodai VRF ajánlat” tárgysor mellett, amikor az ügyfél válaszol, egyetlen kereséssel előkerül a teljes levelezés. A postafiókban számra keresni sokkal gyorsabb, mint mappák között kutatni.

Az utánkövetésnél is hasznos a szám. Ha telefonon azt mondja, „a 0142-es ajánlatunkról lenne szó”, az ügyfél is gyorsabban megtalálja a saját postafiókjában. Ha pedig a számot a megrendelésre és a számlára is átviszi, később percek alatt összeszámolható, mely ajánlatokból lett munka.

Rövid összefoglaló

• Formátum: ELŐTAG-ÉV-SORSZÁM, például AJ-2026-0142.
• Módosítás: ugyanaz a szám + -R1, -R2.
• Négyjegyű sorszám, amely minden évben újraindul.
• Az ügyfél adatai az ajánlatnál, nem a számban.
• Ugyanaz a szám a PDF-en, a fájlnévben és az e-mail tárgyában.

Ha a számokat nem kézzel vezeti, hanem egy rendszer osztja ki, a kihagyott és duplán kiadott számok gondja is megszűnik.