Təklif nömrəsi necə verilir? İzləməni asanlaşdıran nömrələmə qaydası

Əksər şirkətlərdə təklif nömrəsi ən axırda düşünülən şeydir: fayl adına bəzən tarix yazılır, bəzən müştərinin adı, bəzən heç nə. Altı ay sonra müştəri zəng edib «keçən yaz göndərdiyiniz təklif» deyəndə doğru faylı tapmaq yarım saat çəkir. Yaxşı nömrələmə qaydası bu yarım saatı bir neçə saniyəyə endirir.

Təklif nömrəsi niyə vacibdir?

Nömrə təklifin şəxsiyyət vəsiqəsidir. Müştəri sifariş verəndə, mühasibat hesab-faktura yazanda, anbar materialı hazırlayanda hamı eyni nömrəyə istinad edir. Hamı eyni nömrədən istifadə edəndə «hansı təklif, hansı qiymət» sualı aradan qalxır.

Tövsiyə olunan quruluş: prefiks, il, sıra nömrəsi

Ən geniş yayılmış və etibarlı qayda üç hissədən ibarətdir: TKL-2026-0142. TKL bunun təklif olduğunu, 2026 ili, 0142 isə həmin ilin 142-ci təklifini göstərir. Sıra nömrəsini dörd rəqəmli saxlasanız, siyahılarda nömrələr düzgün sıralanır və səliqəli düzülür.

Sıra nömrəsi hər ilin əvvəlində 0001-dən yenidən başlaya bilər. İl nömrənin içində olduğu üçün 2025-ci ilin 0142-si ilə 2026-nın 0142-si qarışmır.

Reviziyalar üçün -R1, -R2 əlavəsi

Müştəri sayı dəyişdi, bir mövqeni çıxardı və ya əlavə endirim istədi. Yeni nömrə açmaq əvəzinə eyni nömrəyə reviziya əlavəsi qoyun: əvvəl TKL-2026-0142-R1, sonra TKL-2026-0142-R2. Beləliklə, eyni işin bütün versiyaları yan-yana durur və müştəriyə hansının aktual olduğunu bir cümlə ilə deyirsiniz. İlk göndərişdə əlavə yazmamaq da, -R0 yazmaq da olar; əsas odur ki, komandada hamı eyni qaydaya əməl etsin.

Müştəri kodu əlavə etmək lazımdırmı?

Bəzi şirkətlər nömrəyə qısa müştəri kodu əlavə edir: məsələn, TKL-2026-0142-XZR. Az sayda böyük müştəri ilə işləyirsinizsə, bu faydalıdır. Müştəri sayı artdıqca kodlar uzanır, bir-birinə bənzəyir və yazı səhvləri başlayır. Əksər komandalar üçün daha yaxşı yol müştərini nömrəyə deyil, təklif qeydinə yazmaq və axtarışı müştəri adı ilə etməkdir.

Nədən qaçmaq lazımdır?

• Yalnız tarix: eyni gün iki təklif çıxanda hər ikisi 22.10.2026 olur.
• Hər satış menecerinin öz qaydası: Rəşadın R-15-i ilə Leylanın L-15-i eyni siyahıda heç nə demir.
• Reviziyada yeni nömrə: köhnə qiymətin hansı işə aid olduğu itir.
• Boşluq, Azərbaycan hərfləri və maili xətt: TKL/2026/142 fayl adlarında və e-poçt axtarışında problem yaradır.
• İstifadə olunmuş nömrəni təkrar vermək: ləğv edilən təklifin nömrəsi boş qalsın.

Nömrə izləməni və axtarışı necə asanlaşdırır?

Nömrəni hər yerdə eyni formada yazın: PDF-in yuxarı küncündə, fayl adında və e-poçtun mövzusunda. «TKL-2026-0142-R2 | Xəzər Mexanika ofis VRF təklifi» kimi mövzu sətri sayəsində müştəri cavab yazanda doğru yazışma zənciri dərhal tapılır. Poçt qutusunda nömrəni axtarmaq qovluqlar arasında gəzməkdən xeyli sürətlidir.

İzləmədə də nömrə işə yarayır. Müştəriyə zəng edəndə «0142 nömrəli təklifimiz» demək qarşı tərəfin faylı tapmasını asanlaşdırır. Sifariş gələndə nömrəni sifarişə və hesab-fakturaya köçürsəniz, hansı təkliflərin qazanıldığını sonradan saymaq da asanlaşır.

Qısa xülasə

• Format: PREFİKS-İL-SIRA, məsələn TKL-2026-0142.
• Reviziya: eyni nömrə + -R1, -R2.
• Sıra nömrəsi dörd rəqəmli, hər il yenidən başlayır.
• Müştəri məlumatı nömrədə deyil, qeyddə.
• Nömrə PDF-də, fayl adında və e-poçt mövzusunda eynidir.

Nömrələri əl ilə izləmək əvəzinə sistemə həvalə edəndə buraxılan və ya iki dəfə verilən nömrə problemi də aradan qalxır.